Die Zeit für Insellösungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung und Aktenführung geht bei den Kommunen in Rheinland-Pfalz und im Saarland ihrem Ende entgegen. Statt dessen setzen Städte,Gemeinde und Kreise auf eine einheitliche Softwarelösung und treiben die IT-Standardisierung weiter voran. Ausgewählt hierfür wurde das Produkt MACH InformationManager des auf öffentliche Verwaltungen spezialisierten Software- und Beratungshauses MACH AG. Mit dem vollständig Web-basierten System lassen sich Dokumente IT-gestützt verwalten, Vorgänge aufgabenorientiert bearbeiten sowie Schriftgut revisionssicher archivieren.
Die Entscheidung ist das Ergebnis einer europaweiten Ausschreibung, die die Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH (KommWis GmbH) aus Mainz und der Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen (eGo-Saar) aus Saarbrücken für ihre Mitglieder organisiert hatten. Nahezu 25 Kommunen begleiteten das Vergabeverfahren, in dem Sie Ihre Anforderungen ergänzend zum Domea-Anforderungskatalog in das Pflichtenheft einbrachten und bei der Auswahl des Verfahrens in erster Linie Pate für die Berücksichtigung der Ergonomie der Anwendung standen. Bereits im November dieses Jahres sollen die ersten zehn Kommunen den Pilotbetrieb aufnehmen.
Das neue System bietet den Kommunen eine wichtige Grundlage für effizientes Verwaltungshandeln und E-Government. Außerdem wird der Datenaustausch erleichtert und die zahlreichen Fachverfahren können universell angebunden werden. Für eine effektive Einführung soll dabei ein so genannter Kommunal-Client sorgen. Dieser wird die spezifischen Anforderungen der Kommunen berücksichtigen, bedarfsgerecht vorkonfiguriert sein und über eine universelle Fachverfahrensschnittstelle auf Basis des XDOMEA-Standards verfügen.
Gerade daraus erwächst für die Kommunen ein großer Nutzen, denn aus jedem Fachverfahren heraus kann elektronisches Schriftgut in Akten und Vorgängen des Systems gespeichert werden. Hierfür hat KommWis in enger Zusammenarbeit mit dem Ministerium des Innern und für Sport des Landes Rheinland-Pfalz wichtige Vorarbeiten geleistet. Außerdem werden weitere Schnittstellen schrittweise in den Kommunal-Client integriert, unter anderem um Schriftgut aus dem File-System, aus E-Mail-Systemen und anderen Quellen automatisiert und regelbasiert übernehmen zu können. Darüber hinaus wird die Lösung an die virtuellen Poststelle und die Signaturkomponente der rlp-Middleware angebunden. Erfahrungen aus zahlreichen E-Government-Projekten bringt die MACH AG hierfür mit.
Nach der Einführung des Verfahrens wird die KommWis für Rheinland- Pfalz den laufenden Betrieb des Gesamtsystems koordinieren. Der Aufwand der einzelnen Kommunen wird dadurch reduziert, dass die Mitarbeiter der KommWis als Multiplikatoren geschult und im Echtbetrieb für den zentralen Support sorgen werden. Das Mainzer Unternehmen nimmt zudem die von der MACH AG gelieferten Softwareversionen ab und verteilt diese an die Kommunen. Die Nutzungslizenz für Rheinland-Pfalz erstreckt sich auf alle hauptamtlich verwalteten 236 Kommunen und die kommunalen Spitzenverbände, sowie deren Tochtergesellschaften in Mehrheitsbesitz.
Für die Mitglieder des Zweckverbandes eGo-Saar, 52 Städte und Gemeinden, fünf Landkreise und der Regionalverband Saarbrücken sowie die fünf saarländischen kommunalen Spitzenverbände, wurde ein spezieller Rahmenvertrag vereinbart, den alle Mitgliedsverwaltungen nutzen können.
Pressemitteilung der KommWIS GmbH, der MACH AG und der eGo-Saar vom 30. September 2008